Aviso de prácticas de privacidad

Este aviso explica de qué manera puede usarse y divulgarse la información médica relativa a su persona y el modo en que usted puede acceder a esta información. Revíselo detenidamente. La confidencialidad de su información médica es importante para nosotros.

Nos comprometemos a proteger la privacidad de la información médica y cualquier otra información personal de nuestros afiliados. A esta información la denominamos Información de salud protegida o "PHI" (en inglés) a los fines del presente aviso. Estamos obligados por ley a respetar la privacidad de su información de salud protegida. También tenemos la obligación de hacerle llegar este aviso, que trata sobre nuestras prácticas de privacidad, nuestras obligaciones legales y sus derechos en lo concerniente a la PHI. Debemos respetar las prácticas de privacidad que se especifican en este aviso mientras el mismo tenga vigencia. Este aviso entró en vigencia el 1 de julio de 2013 y seguirá estando vigente hasta que lo reemplacemos por otro.

Nos reservamos el derecho de modificar este aviso y nuestras prácticas de privacidad en cualquier momento, siempre que dichas modificaciones estén autorizadas por la ley pertinente. También nos reservamos el derecho de modificar nuestras prácticas de privacidad y el nuevo aviso vigente en lo concerniente a la PHI que ya tenemos y a la PHI que podamos recibir en el futuro de usted. Antes de hacer un cambio material en nuestras prácticas de privacidad, actualizaremos este aviso y enviaremos la nueva versión a los suscriptores de nuestros planes de seguro médico en el momento en que se haga el cambio o en el término establecido por la ley pertinente.

Puede solicitar una copia de este aviso llamando al número de servicio al cliente que figura en el dorso de su tarjeta de identificación. También puede obtener una copia en nuestro sitio web. Si desea obtener más información o hacer alguna pregunta acerca de nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con el director de Privacidad escribiendo a P. O. Box 2291, Durham, NC 27702.

Podemos usar y divulgar su PHI de conformidad con lo permitido por las leyes y regulaciones federales y estatales sobre privacidad, entre las que se incluyen las regulaciones federales sobre privacidad en el ámbito de la atención médica conocidas como "HIPAA". Si existe una ley estatal sobre privacidad que esté vigente y proteja su información sanitaria en mayor medida o sea más estricta que la HIPAA, nos regiremos por dicha ley estatal. Por ejemplo, algunas leyes estatales incluyen requisitos más estrictos en cuanto a la divulgación de la información que trata sobre ciertas afecciones o sobre el tratamiento de ciertas afecciones, tales como el VIH, SIDA, los problemas de salud mental, el abuso de sustancias y la dependencia de productos químicos, las pruebas genéticas o los derechos de reproducción.

Si usted deja de ser afiliado, dejaremos de divulgar su PHI, salvo que la ley así lo permita o exija.

Podremos usar y divulgar su PHI por cuestiones relativas al pago o para cumplir con cualquiera de nuestras demás responsabilidades relativas a la cobertura y para brindarle los beneficios que su póliza le otorga. Por ejemplo, es posible que usemos o divulguemos su PHI para pagar reclamaciones de sus proveedores de atención médica por tratamientos que le hayan hecho, redactar informes que expliquen dichos pagos, determinar y coordinar la elegibilidad relativa a los beneficios, determinar la necesidad médica de un tratamiento que haya recibido o que tenga programado recibir, obtener primas y concretar demás objetivos relacionados con el pago.

Es posible que usemos y divulguemos su PHI para concretar diversas funciones y actividades comerciales que nos permiten proporcionarle servicios. Dichas funciones pueden incluir, pero no se limitan a: evaluación de calidad y actividades de optimización; revisión de la competencia o de las aptitudes de los proveedores de atención médica que integran nuestra red; y servicios legales, de auditoría y administrativos en general. Por ejemplo, es posible que usemos o divulguemos su PHI para: (i) informarle sobre programas que le ayuden a controlar su enfermedad; (ii) brindarle servicios orientados al cliente o; (iii) investigar casos potenciales o reales de fraude y abuso. También es posible que divulguemos su PHI al Departamento de Seguros de Carolina del Norte durante una revisión de nuestras operaciones relativas al seguro médico. También es posible que divulguemos su PHI a terceros no afiliados, siempre que la ley así lo permita y según sea necesario, como recurso para cumplir las obligaciones que tenemos con usted. Ampliamos este concepto en la sección "Socios comerciales", que es el nombre con el que la HIPAA denomina a algunos de los terceros que trabajan para nosotros.

Usted puede extendernos una autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con cualquier fin. Si usted nos extiende dicha autorización, podrá revocarla en cualquier momento mediante una notificación por escrito. La revocación de su autorización no incidirá sobre ninguno de los usos ni de las divulgaciones que su autorización haya habilitado y que ya se hayan hecho, pero sí se aplicará a usos y divulgaciones futuros. Sin su autorización, no podremos usar ni divulgar su PHI por ninguna razón que no esté contemplada en el presente aviso.

Usted puede extendernos una autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con cualquier fin. Si usted nos extiende dicha autorización, podrá revocarla en cualquier momento mediante una notificación por escrito. La revocación de su autorización no incidirá sobre ninguno de los usos ni de las divulgaciones que su autorización haya habilitado y que ya se hayan hecho, pero sí se aplicará a usos y divulgaciones futuros. Sin su autorización, no podremos usar ni divulgar su PHI por ninguna razón que no esté contemplada en el presente aviso.

Podremos usar y divulgar su PHI para brindar asistencia a los proveedores de atención médica en sus actividades relativas a tratamientos o pagos y en algunas de sus actividades sobre operaciones relacionadas con la atención médica, siempre dentro del marco legal establecido por HIPAA.

Es posible que recibamos su PHI por cuestiones relativas a la suscripción, clasificación de primas o actividades de otro tipo relativas a la creación, la renovación o el reemplazo de un contrato de seguro médico o beneficios de salud, siempre que la ley así lo autorice. No usaremos ni divulgaremos esta PHI con ningún otro fin, salvo que la ley así nos lo exija o que el contrato de seguro médico o de beneficios de salud se celebre con nosotros. Si el contrato se celebra con nosotros, solo usaremos o divulgaremos su PHI de acuerdo con lo especificado en este aviso. No usaremos información genética con fines de suscripción.

Puede ocurrir que establezcamos una relación contractual con personas y entidades denominadas socios comerciales para que desempeñen diversas funciones en representación nuestra o para brindarle servicios a usted. Para desempeñar estas funciones o servicios, los socios comerciales pueden recibir, redactar, conservar, usar o divulgar su PHI, pero únicamente después de que se hayan comprometido por escrito a proteger su PHI. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI a un socio comercial que administre los beneficios que su plan de seguro médico ofrece para recetas médicas.

Podremos usar o divulgar su PHI cuando las leyes estatales o federales así nos lo exijan. Tenemos la obligación de divulgar su PHI al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. cuando dicho funcionario debe evaluar o determinar nuestro cumplimiento de HIPAA. Puede ocurrir que divulguemos su PHI por motivos relacionados con procesos legales, como por ejemplo, en respuesta a la orden de la corte o de un tribunal administrativo, o en respuesta a una citación judicial. También puede ocurrir que divulguemos su PHI por cuestiones relacionadas con las autoridades del orden público.

Podremos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental que esté autorizada por ley a recibir informes sobre abuso, abandono o violencia doméstica.

Es posible que divulguemos su PHI para acatar leyes sobre indemnización de trabajadores y demás leyes similares que garantizan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Es posible que usemos o divulguemos su PHI para actividades de la salud pública orientadas a prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. También puede ocurrir que divulguemos su PHI a una agencia de control sanitario para lo relativo a actividades autorizadas por la ley, tales como auditorías, investigaciones, inspecciones, concesiones de licencia o acciones disciplinarias.

Es posible que divulguemos su PHI a investigadores luego de que una junta de revisión institucional o junta de privacidad haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para proteger la privacidad de su PHI. También es posible que hagamos divulgaciones limitadas de su PHI por cuestiones relacionadas con fines actuariales.

Es posible que usemos su PHI para ponernos en contacto con usted e informarle sobre nuestros productos y servicios orientados a la salud, sobre las mejoras o actualizaciones de nuestros productos o sobre las alternativas de tratamientos que pueden interesarle. No usaremos ni divulgaremos su PHI para enviar comunicaciones sobre mercadeo, salvo que usted nos autorice a hacerlo o salvo que la ley nos permita hacerlo, incluso sin su autorización. Además, no venderemos su PHI sin autorización, salvo que la ley así lo autorice.

Es posible que divulguemos su PHI al empleador, la institución educativa u organización de otra naturaleza que patrocine su plan de seguro médico. También puede ocurrir que divulguemos al patrocinador de su plan información sobre el historial médico de los afiliados que forman parte de su plan de seguro médico grupal, a fin de obtener licitaciones con prima para la cobertura de seguro médico ofrecida a través de su plan de seguro médico grupal o a fin de decidir si debemos modificar, reformar o cancelar su plan de seguro médico grupal.

Es posible que divulguemos la PHI de una persona fallecida a un médico forense, médico legista, director de funeraria u organización de ablación y trasplante de órganos con el fin de ayudarles a desempeñar sus tareas.

Si usted forma parte o ha formado parte de las Fuerzas Armadas, es posible que divulguemos su PHI a las autoridades del mando militar. También puede ocurrir que divulguemos su PHI a funcionarios federales autorizados para que desempeñen actividades relacionadas con la seguridad nacional y con inteligencia, y para que puedan proteger al presidente de Estados Unidos, a otros funcionarios públicos o a jefes de estado extranjeros.

Si usted es un recluso, puede ocurrir que divulguemos su PHI a una institución correccional o funcionario del orden público con alguno de los siguientes fines: (i) proporcionarle atención médica; (ii) velar por su salud y seguridad, y por la salud y seguridad de terceros, o (iii) proteger la institución correccional.

Durante el desempeño normal de nuestras actividades, es posible que recopilemos información proveniente de: (i) usted, que nos llega por los datos que nos proporciona en sus solicitudes de seguro o demás formularios, a través de las entrevistas telefónicas o en persona que mantenemos con usted y por los datos que usted proporciona a un agente de seguros o a su empleador, como por ejemplo su dirección, su número de teléfono, su estado de salud o las demás coberturas de seguro que tenga; (ii) las transacciones que efectúa con nosotros, como por ejemplo, su historial de reclamaciones; (iii) otras compañías de seguro que actualmente le proporcionan un seguro o que se lo proporcionaron en el pasado y, por ejemplo, nos brindan su historial de reclamaciones; (iv) su empleador o patrocinador de plan que, por ejemplo, nos puede brindar datos sobre su elegibilidad para la cobertura de seguro; (v) los proveedores de atención médica que actualmente le tratan o que le han tratado en el pasado, los cuales pueden brindarnos, por ejemplo, información sobre su estado de salud; u (vi) organizaciones auxiliares de las aseguradoras, las cuales recaban información sobre sus transacciones médicas pasadas.

Protegemos la PHI que conservamos sobre usted usando medios de protección físicos, electrónicos y administrativos que se ajustan a, o exceden, los estándares establecidos por la ley pertinente. Cuando nuestras actividades comerciales nos exigen facilitar PHI a terceros, dichos terceros deben aceptar cumplir con las normas correspondientes de seguridad y confidencialidad en lo que se refiere a la PHI proporcionada. El acceso a su PHI también se limita a fines comerciales adecuados.

Hemos desarrollado políticas de privacidad para proteger su PHI. Todos los empleados reciben capacitación sobre estas políticas cuando son contratados y, de allí en adelante, reciben capacitaciones anuales de actualización. Los empleados que violan nuestras políticas de privacidad están sujetos a acciones disciplinarias.

Hemos desarrollado varias medidas de protección adicionales para resguardar su información, entre ellas: (i) usar únicamente información genérica o no identificatoria cuando sea posible; (ii) exigir cláusulas de confidencialidad en nuestros contratos con terceros para proteger la confidencialidad de su información personal y restringir el uso y la divulgación de esta información; (iii) implementar procedimientos para controlar el acceso, tales como contraseñas para acceder a sistemas informáticos; y (iv) usar medidas de seguridad física en nuestras instalaciones para limitar el acceso a información personal, lo cual incluye asignar credenciales de empleados y acompañar a nuestros visitantes mientras se encuentran dentro de nuestros establecimientos.

Usted puede solicitar que le permitan ver o que le entreguen una copia de parte de la PHI sobre usted que tenemos archivada. Su solicitud debe ser por escrito. Puede visitar nuestra oficina para revisar la mencionada PHI o puede solicitarnos que se la enviemos por correo aunque, en ciertas circunstancias, es posible que debamos enviarle una copia electrónica. Le cobraremos un cargo razonable para cubrir el costo que implica hacer una copia de la información. Le contactaremos para informarle sobre el cargo y confirmar su aceptación de pagarlo. Si desea acceder a su PHI, llame al número que figura en el dorso de su tarjeta de identificación y solicite un formulario de acceso a la PHI.

Usted puede pedirnos que corrijamos, modifiquemos o eliminemos su PHI. Su solicitud debe ser por escrito. No se nos exige que aceptemos hacer el cambio. Por ejemplo, no solemos cambiar nuestra información en los casos en los que el registro de PHI no ha sido creado por nosotros ni cuando consideramos que la PHI es correcta. Si rechazamos su solicitud, le brindaremos una explicación por escrito. Usted tiene derecho a presentar una declaración en la que explique por qué no está de acuerdo con nuestra decisión y puede proporcionarnos la información que, a su entender, es correcta, relevante y aceptable. Archivaremos el documento que contenga su PHI y se lo proporcionaremos a cualquiera que reciba, en el futuro, divulgaciones de su PHI. Si aceptamos su solicitud de modificación, tomaremos medidas lógicas para informar a terceros, entre ellos, las personas a las que usted designe, sobre dicha modificación e incluiremos los cambios correspondientes en cualquier divulgación futura de su PHI. Si usted desea modificar su PHI, llame al número de teléfono que figura en la parte posterior de su tarjeta de identificación y solicite un formulario de modificación de PHI.

Usted puede solicitar que se le envíe una lista con algunas de las divulgaciones de su PHI que nosotros o nuestros socios comerciales hemos hecho por motivos ajenos a las operaciones relacionadas con tratamientos, pagos o atención médica. Usted tiene derecho a solicitar un informe de divulgaciones que abarque el historial correspondiente a los últimos seis años previos a la fecha de solicitud. El informe que le enviemos tendrá una lista con la fecha en la que hayamos hecho cada divulgación, el nombre de la persona o entidad que haya recibido su PHI, una descripción de la PHI que hayamos divulgado, el motivo de la divulgación y algunos otros datos más. No le cobraremos por enviarle la lista, salvo que usted haga más de una solicitud en un período de 12 meses, en cuyo caso podremos cobrarle un cargo razonable por la elaboración del informe. Su solicitud debe ser por escrito y puede llamar al número que figura en el reverso de su tarjeta de identificación para solicitar un formulario para informe de divulgaciones.

Usted puede solicitarnos que apliquemos restricciones adicionales al momento de usar o divulgar su PHI por operaciones relacionadas con tratamientos, pagos y atención médica. No tenemos la obligación de aceptar la solicitud de dichas restricciones. En la mayoría de los casos, no aceptaremos estas restricciones salvo que usted haya solicitado la confidencialidad de las comunicaciones, tal como se especifica más abajo.

Si usted cree que la divulgación de su PHI podría ponerle en peligro, puede solicitarnos que le enviemos comunicados confidencialmente a otra ubicación. Por ejemplo, puede solicitarnos que nos contactemos con usted enviándole comunicaciones a su dirección laboral o a otro lugar diferente de su dirección residencial. Usted puede llamar al número que figura en el reverso de su tarjeta de identificación para solicitar un formulario de confidencialidad de las comunicaciones. Luego de que hayamos recibido su solicitud de confidencialidad de las comunicaciones, solo nos comunicaremos con usted de la manera que usted indique en el formulario de confidencialidad de las comunicaciones y también cancelaremos cualquier autorización previa que usted nos haya otorgado.

Aunque tomamos las medidas necesarias para proteger su PHI, si su información de salud no protegida es vulnerada, le notificaremos sobre dicha vulneración según lo exija la ley o de cualquier otro modo que consideremos apropiado.

Usted puede presentar una queja dirigida a nosotros si considera que hemos violado sus derechos de privacidad, para lo cual deberá ponerse en contacto con el Director de Privacidad escribiendo a P.O. Box 2291, Durham, NC 27702-2291. También puede elevar una queja al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. No tomaremos ninguna medida en su contra ni tomaremos represalia alguna contra usted por elevar una queja al Secretario o dirigirla a nosotros.

Usted puede solicitar una copia de este aviso en cualquier momento, llamando al número que figura en el reverso de su tarjeta de identificación o puede visualizar o descargar este aviso en nuestro sitio web. Incluso si ha aceptado recibir este aviso por vía electrónica, tiene derecho a una copia impresa del mismo.